Conflicterende situaties

De dienstverlening van Claeren richt zich erop u de beste kwaliteit advies, producten en diensten aan te bieden. Wij zijn daarom naast adviseur en bemiddelaar ook gevolmachtigd agent. Dit houdt in dat wij de bevoegdheid (“Volmacht”) hebben om producten van verzekeraars onder ons eigen merk te verkopen.

De bedrijfsvoering is zo ingericht dat de bevoegdheden, de werkzaamheden en de administratie van het adviesbedrijf (Claeren B.V.) en die van het volmachtbedrijf (Claeren & Co B.V.) zijn gescheiden. Toch kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen de functie en de belangen van beide bedrijven of binnen het volmachtbedrijf als vertegenwoordiger van meerdere volmachten. Ontstaat er een conflicterende situatie? Dan geldt het volgende beleid:

1. De manager Volmachten is eindverantwoordelijk voor het beleid van het volmachtbedrijf.

2. Bieden de standaard procedures en werkinstructie uit het organisatiehandboek geen duidelijkheid geeft over hoe te handelen bij een ontstane conflicterende situatie? Dan beslist de manager Volmachten.

3. De manager Volmachten kan binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten afwijken van de standaard procedures en werkinstructies uit het organisatiehandboek.

4. De manager Volmachten kan buiten de bevoegdheden van de verleende volmachten afwijken van de standaard procedures en werkinstructies uit het organisatiehandboek na toestemming van de volmachtgever.

5. Bij fraude is de fraudecoördinator verantwoordelijk voor de uitvoering van het fraudebeleid.

Biedt het geformuleerde beleid geen uitkomst? Dan wordt de afhandeling van de situatie overgedragen aan de volmachtgever.

Meer over Claeren